Chef de projet Workplace senior

Le Chef de projet Workplace Nouveaux Sites intervient en renfort des équipes pour piloter les chantiers Workplace liés à l’ouverture, à l’extension ou à l’intégration de sites, notamment dans le cadre de rachats ou de joint-ventures, en France et à l’international.

Intégré et piloté opérationnellement, il travaille en lien étroit avec :

•le chef de projet IT/IS Nouveaux Sites ;

•le responsable et les équipes Workplace centrales ;

•les IT Managers et équipes IT locales ;

•les équipes métiers et les représentants des sites ;

•les experts Workplace ;

•les équipes Infrastructure, Réseau, Cybersécurité et Architecture ;

•les fournisseurs, intégrateurs et prestataires impliqués dans les déploiements.

Son objectif est de garantir que le volet Workplace ne constitue pas un facteur de retard pour l’ouverture du site. Il assure le cadrage, la planification, la coordination, le suivi, la recette et le transfert au RUN des services Workplace, dans le respect des standards et des engagements de qualité, de coûts et de délais.

MISSION PRINCIPALE

Assurer, pour chaque ouverture, extension, rachat ou intégration de site, le pilotage de bout en bout du périmètre Workplace, depuis le cadrage initial jusqu’à la transition vers le RUN.

Le Chef de projet Workplace Nouveaux Sites doit notamment :

•sécuriser le respect des jalons du programme Nouveaux Sites ;

•coordonner les acteurs internes et externes intervenant sur le périmètre Workplace ;

•assurer la cohérence des services et équipements déployés ;

•identifier et suivre les prérequis, risques, dépendances et points bloquants ;

•garantir la préparation opérationnelle du site et l’accompagnement des utilisateurs ;

•piloter la recette, le Go-Live et la phase d’hypercare ;

•organiser le transfert de connaissances et la transition vers les équipes RUN ;

•capitaliser les retours d’expérience pour améliorer les déploiements suivants.

RESPONSABILITÉS ET ACTIVITÉS CLÉS

1.Cadrage et planification

Le Chef de projet Workplace Nouveaux Sites est chargé de :

•analyser le contexte de chaque site : nouvelle implantation, extension, rachat ou joint-venture ;

•recueillir et consolider les besoins Workplace en tenant compte des activités, des profils utilisateurs, des volumétries, du calendrier d’arrivée des collaborateurs et des contraintes locales ;

•définir le périmètre des services Workplace à déployer ;

•décliner le framework et les standards Workplace en un plan de déploiement détaillé ;

•construire et maintenir le planning des activités, tâches, dépendances, livrables et jalons ;

•identifier les prérequis critiques liés au réseau, à la cybersécurité, aux identités, aux infrastructures, aux locaux et à la logistique ;

•définir les besoins en ressources et coordonner leur mobilisation ;

•contribuer aux estimations de charges et au suivi des coûts du périmètre Workplace ;

•assurer l’alignement des échéances Workplace avec le planning global d’ouverture du site.

2.Pilotage des chantiers Workplace

Le Chef de projet planifie, coordonne et suit les travaux relatifs aux domaines suivants :

•postes de travail, ordinateurs portables, tablettes et smartphones ;

•masterisation, packaging applicatif et solutions de déploiement ;

•gestion et sécurité des endpoints ;

•gestion des actifs, des stocks, de la logistique et des données CMDB ;

•services collaboratifs, messagerie, Microsoft 365, Teams, SharePoint et OneDrive ;

•migrations de messagerie et d’espaces collaboratifs en cas de rachat ou de joint-venture ;

•Identités, comptes, droits d’accès et processus IAM ;

•services ITSM, catalogues de services, groupes de support et routage des tickets ;

•services d’impression et de scanning ;

•salles de réunion et équipements de visioconférence ;

•affichage dynamique, lorsque celui-ci relève du périmètre Workplace ;

•téléphonie fixe et mobile ;

•badgeuses de pointage ;

•support de proximité et espaces Lounge IT ;

•formation et accompagnement des utilisateurs et des équipes IT locales.

Il s’assure que chaque activité est correctement définie, assignée, planifiée, suivie et réalisée conformément aux standards applicables et aux besoins du site.

3.Gouvernance, coordination et reporting

Le Chef de projet Workplace Nouveaux Sites assure le pilotage opérationnel de son périmètre. À ce titre, il doit :

•identifier les parties prenantes et formaliser les rôles et responsabilités ;

•organiser et animer les réunions projet et les points techniques Workplace ;

•participer aux instances du projet Nouveaux Sites ;

•préparer les contributions Workplace aux COPROJ et COPIL ;

•rédiger les supports et comptes rendus des réunions ;

•maintenir les registres d’actions, de décisions, de risques et de dépendances ;

•suivre les charges, coûts, commandes, livraisons et jalons ;

•produire un reporting régulier à destination de l’équipe Workplace, du chef de projet IT/IS et du programme Nouveaux Sites ;

•remonter les alertes et dérives suffisamment tôt ;

•préparer les éléments nécessaires aux arbitrages ;

•Proposer et suivre les plans d’actions correctifs ;

•garantir la fiabilité des informations renseignées dans les outils de pilotage

4.Gestion des risques et des dépendances

Le Chef de projet Workplace Nouveaux Sites doit :

•identifier et évaluer les risques susceptibles d’affecter le déploiement Workplace ou l’ouverture du site ;

•définir et suivre les mesures préventives, correctives et les plans de mitigation ;

•gérer les dépendances avec les lots Réseau, Infrastructure, Cybersécurité, Architecture, locaux et logistique ;

•analyser les impacts des changements de périmètre, de planning ou de volumétrie ;

•organiser les arbitrages nécessaires au respect des jalons ;

•mettre à jour les documents de pilotage après validation des évolutions ;

•s’assurer qu’aucune dépendance Workplace non traitée ne compromette la mise en service du site.

5.Pilotage des contributeurs et fournisseurs

Le Chef de projet coordonne les contributeurs internes et externes mobilisés sur son périmètre. Il doit notamment :

•clarifier les attendus, responsabilités, livrables et échéances de chaque intervenant ;

•coordonner les équipes centrales, les IT locaux, les experts techniques, les intégrateurs et les fournisseurs ;

•suivre les engagements de réalisation et de livraison ;

•identifier les écarts entre les besoins, les solutions proposées et les standards applicables ;

•organiser les points de synchronisation nécessaires ;

•escalader les difficultés susceptibles d’impacter les jalons ;

•vérifier la cohérence des plans d’intervention ;

•s’assurer que les livrables sont disponibles, exploitables, validés et stockés dans les référentiels documentaires prévus.

6.Industrialisation et standardisation

Le Chef de projet contribue à la construction, à la mise à jour et à l’amélioration des assets de déploiement Workplace :

•runbooks opérationnels par type de projet ;

•plans de déploiement types ;

•checklists d’assessment, de readiness, de Go-Live et de transition vers le RUN ;

•modèles de planning, de reporting et de suivi ;

•documents de spécifications et plans de migration ;

•matrices de responsabilités ;

•guides destinés aux équipes IT locales et au support de proximité ;

•guides utilisateurs et supports de communication ;

•dossiers de transfert vers le RUN ;

•modèles de retour d’expérience.

Il veille à la standardisation et à la réutilisabilité de ces livrables afin de réduire les délais, les coûts, les risques et les reprises d’un site à l’autre.

7.Préparation des utilisateurs et des équipes IT locales

En coordination avec les équipes concernées, le Chef de projet doit :

•préparer le plan d’accompagnement des utilisateurs ;

•coordonner les communications liées au déploiement ;

•planifier les sessions d’information, de prise en main ou de formation ;

•adapter les supports aux pays, aux langues et aux profils utilisateurs ;

•coordonner la montée en compétence des IT locaux et des équipes de support ;

•s’assurer que les équipes locales disposent des accès, outils, procédures et contacts d’escalade nécessaires ;

•vérifier que les guides utilisateurs et les supports de proximité sont disponibles avant la mise en service.

8.Recette, Go-Live et hypercare

Le Chef de projet coordonne la préparation opérationnelle du Go-Live. Il doit :

•définir et suivre les critères de readiness Workplace ;

•construire et maintenir la checklist de préparation à l’ouverture ;

•planifier les tests et les recettes des services ;

•coordonner l’exécution des tests avec les experts concernés ;

•suivre les résultats, anomalies et réserves ;

•piloter la correction des anomalies avant la mise en service ;

•vérifier la disponibilité des matériels, services, accès et ressources de support ;

•vérifier la complétude des inventaires et des données CMDB ;

•préparer les éléments nécessaires à la décision de Go ou No-Go ;

•formaliser les résultats de recette et les réserves éventuelles.

Après la mise en service, il organise la phase d’hypercare :

•coordination du support local et des niveaux N1, N2 et N3 ;

•suivi des incidents et demandes liés au déploiement ;

•priorisation et escalade des sujets critiques ;

•coordination des actions correctives ;

•suivi des indicateurs de qualité de service ;

•communication régulière sur la situation ;

•préparation des conditions de sortie de l’hypercare.

9.Transition vers le RUN et retour d’expérience

Le Chef de projet prépare et orchestre la transition vers les équipes RUN. Il s’assure de la complétude et de la validation :

•de la documentation projet ;

•des runbooks et procédures opérationnelles ;

•des guides de support et guides utilisateurs ;

•des inventaires et données CMDB ;

•des groupes de support et règles de routage ITSM ;

•des catalogues et offres de services ;

•des dossiers de configuration et de recette ;

•des modalités d’escalade ;

•des actions, anomalies et réserves restant à traiter ;

•du transfert de connaissances aux équipes locales et centrales.

À l’issue du déploiement, il conduit un retour d’expérience structuré, formalise les bonnes pratiques et difficultés rencontrées, puis met à jour les runbooks, checklists et modèles applicables aux futurs sites.

Dispo : ASAP 

Anglais 

Nat : FR 

Localisation : Corbeil / Malakoff

2 jour de TT

Senior
Chef de projet workplace dans le passé

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